Les séjours sont organisés par VIVAC’S, dont le siège social est situé à Le Lude (72800), au gîte de Vaunaval – route de Coulongé – lieu-dit Luna Park – 72800 Le Lude.
L’inscription à l’un des séjours présentés dans cette plaquette implique l’acceptation des conditions générales de vente ci-après.

TARIFS ET PRESTATIONS

Prestations comprises dans le tarif indiqué :

• L’hébergement et les repas,
• L’encadrement dans le respect de la législation en vigueur,
• Les activités inscrites au descriptif du séjour. En cas d’empêchement majeur d’une activité, une activité de substitution peut être proposée dans la mesure du possible.

Les frais de dossier ne sont pas compris dans le coût du séjour, une somme de 30 € par enfant est à régler en supplément du tarif du séjour.
De même, les familles peuvent opter pour un voyage en train encadré par nos animateurs. Cette prestation comprend la réservation et l’achat des billets par l’organise, l’encadrement de la gare au lieu de séjour par nos animateurs ainsi que la recherche de solutions par l’organisme en cas de problèmes liés à la SNCF.  Les familles choisissant ce mode de transport doivent impérativement le stipuler sur la fiche d’inscription en cochant les cases appropriées. En cas d’annulation de l’option Voyage en train, le remboursement du coût lié à l’option ne pourra pas avoir lieu. L’intégralité des frais inhérents au transport en train restera due.

L’effectif des participants est donné à titre indicatif et ne constitue pas un engagement contractuel.
Toute modification d’horaires de départ ou de retour indépendante de notre volonté (interdiction de rouler, jour ou horaire modifié par la société de transport, …) ne remet pas en cause les engagements pris à la signature du bulletin d’inscription.

CONDITIONS D’ANNULATION DU FAIT DU PARTICIPANT et DE L’ORGANISATEUR

1. Annulation par le participant: En cas d’annulation de la part du participant, les conditions de remboursement sont les suivantes :

• Annulation plus de 60 jours avant le début du séjour : un forfait de 150 €, correspondant aux frais de dossier et aux frais engagés par l’organisateur (recrutement, réservation d’activités, etc.), reste dû. Le reste des sommes versées est remboursé.
• Annulation entre 30 et 59 jours avant le début du séjour : les frais de dossier et les frais de transport ne sont pas remboursables. Un remboursement à hauteur de 50 % des sommes restantes (prix du séjour) est effectué.
• Annulation moins de 30 jours avant le début du séjour : aucun remboursement, sauf cas exceptionnels mentionnés dans le point 2. ci-dessous.

Aucun remboursement ne sera consenti en cas d’interruption du séjour du fait du participant (renvoi – voir point RENVOI, maladie, etc.).

Pour les séjours d’été, l’option transport choisie n’est plus modifiable ni annulable à compter du 1er mai. Aucun remboursement ne pourra être accordé après cette date.

Si un enfant inscrit vient avec un ami qui est contraint d’annuler son séjour pour des raisons exceptionnelles, son annulation suivra les conditions énoncées ci-dessus.

2. Cas exceptionnels (sur présentation de justificatifs appropriés)

• Maladie grave ou accident de l’enfant (certificat médical requis) : les frais de dossier de 30 €, les frais de transport ainsi qu’un forfait de 80 € ne seront pas remboursés.

3. Annulation par l’organisateur En cas d’annulation du séjour par l’organisateur pour des raisons indépendantes du participant :

• Un remboursement intégral des sommes versées sera effectué.
• Une alternative de séjour équivalent pourra être proposée, avec l’accord du participant.

5. Procédure d’annulation Toute demande d’annulation doit être adressée par mail puis par voie postale ( courrier recommandé à adresser à VIVAC’S – M. ou Mme LORAND – 14 rue de la charité – 72300 Parcé/Sarthe) avec les justificatifs nécessaires. La date de réception de la demande fait foi pour l’application des conditions de remboursement.

CONTRAT D’ASSURANCE

VIVAC’S souscrit une assurance dont le montant est compris dans le prix du séjour. Les participants sont couverts durant les séjours par notre assurance pour les risques suivants:

• accidents
• responsabilité civile

L’assurance ne couvre pas:

• les pertes, vols et dégradations d’objets et effets personnels.

Il est conseillé aux familles de ne pas remettre aux jeunes des sommes d’argent trop importantes, bijoux, objets de valeur, téléphone portable, baladeur, console de jeux… VIVAC’S n’en assumera pas la responsabilité en cas de perte, dégradation ou de vol.

RENVOI

En cas de problèmes importants (violences physiques ou verbales, vol, consommation d’alcool, de produits stupéfiants…), d’inadaptation ou de non-respect des règles de vie, le(a) participant(e) pourra être renvoyé(e) chez son représentant légal. Tous les frais de rapatriement, y compris ceux de l’accompagnateur, seront à la charge du représentant légal. Aucun remboursement de séjour ne sera effectué.

SOINS MÉDICAUX

Durant le séjour, VIVAC’S fait l’avance des frais médicaux suivants: visite du médecin, médicaments. Le montant des frais médicaux avancé est à régler par les familles à réception de la facture. Les bénéficiaires de la CMU (Couverture Maladie Universelle) doivent impérativement justifier de leurs droits au départ du séjour.

PHOTOS/VIDÉOS

Lorsque les familles ont donné leur consentement pour le droit à l’image, les photos et vidéos prises lors des séjours pourront être utilisées ultérieurement par VIVAC’S, notamment dans des brochures d’information, des publications ou sur le site internet, sans que les familles ne puissent réclamer de compensation ou indemnité. VIVAC’S s’engage à respecter la bienséance et à sélectionner avec soin les photos et vidéos utilisées. Si une famille souhaite le retrait d’une photo ou vidéo, il suffira d’en faire la demande par email, et VIVAC’S s’engage à retirer le contenu dans les meilleurs délais.